Forretningsorden for bestyrelsen i Københavns Kommunes Musikskole

I henhold til vedtægterne for Musikskolen i Københavns Kommune § 7 fastsættes følgende forretningsorden for bestyrelsen:

§1 Konstituering af bestyrelsen og tiltrædelse af forretningsorden

1.1 Bestyrelsens sammensætning
De i vedtægtens § 4, stk. 1 nævnte personer er medlemmer af bestyrelsen. Sanginspektøren for Københavns Kommunes Sangskole (Sankt Annæ Gymnasium) er observatør ved bestyrelsens møder. Musikskolens leder deltager i bestyrelsens møder som sekretær for bestyrelsen uden stemmeret.

1.2 Valg af elev- og forældrerepræsentanter
Valg af elev- og forældrerepræsentanter til bestyrelsen afholdes én gang årligt. Datoen fastsættes på førstkommende bestyrelsesmøde efter skoleårets begyndelse. Valget annonceres skriftligt senest 2 uger før og tidligst 4 uger inden valgdatoen. Af indkaldelsen skal fremgå oplysninger om vakante pladser i bestyrelsen.

1.3 Valg af formand og næstformand
Bestyrelsen vælger selv en formand og en næstformand blandt forældre og elevrepræsentanterne.

1.4 Ansattes repræsentant
Ansatte ved musikskolen er repræsenteret i bestyrelsen jf. vedtægtens § 4 stk. 1 punkt 4 og kan ikke opstille som forældrerepræsentant efter § 4 stk, 1 punkt 3.

1.5 Suppleanter
For hvert af bestyrelsens medlemmer udpeges en personlig stedfortræder, som indtræder ved længerevarende fravær.

§ 2 Retningslinjer for bestyrelsens arbejde

2.1 Årshjul/mødeplan

August/September:
Endelig godkendelse af revideret regnskab Planlægning af bestyrelsesvalg
Liste over opstillede kandidater
Drøftelse af visionsplan

Oktober:
Valg til bestyrelsen
Konstituering af bestyrelsen
Fastlæggelse af mødekalender
Musikskole- og MGK-ansøgninger til Kunstrådet samt evt. andre ansøgninger

November/december:
Forvaltningens udkast til budget

Januar/februar:
Godkendelse af budget
Forslag til undervisningstilbud Nye initiativer
Orientering om MGK-tilmeldinger

Marts/april:
Forårsstrategimøde og justering af visionsplan

Maj/juni:
Musikskole-tilmeldinger
Foreløbig godkendelse af ikkerevideret regnskab Status på MGK optagelsesprøverne og -optag MGK-årsrapport

2.2 Antallet af ordinære møder
Bestyrelsen afholder mindst fire møder om året og indkaldes skriftligt af formanden med mindst 14 dages varsel med angivelse af dagsorden. Endelig dagsorden udsendes senest en uge før mødet.

2.3 Ekstraordinære bestyrelsesmøder
Formanden, musikskolens leder eller to bestyrelsesmedlemmer kan begære afholdt ekstraordinært bestyrelsesmøde. Begæringen skal være skriftlig og være vedlagt forslag til dagsorden. Formanden indkalder bestyrelsen snarest muligt efter begæringen.

2.4 Dagsorden
Bestyrelsesmødernes dagsorden indeholder efter behov:

Godkendelse af dagsorden
Godkendelse af seneste referat
Meddelelser fra formanden, ledelsen og øvrige medlemmer.
Evt.

De under dagsordenen optagne punkter skal foreligge skriftligt belyst i nødvendigt omfang før bestyrelsesmødet.

Punkter, der ønskes optaget på dagsordenen, skal være formanden i hænde senest en uge før mødets afholdelse.

2.5 Ledelse af møderne
Formanden leder bestyrelsesmøderne.

2.6 Beslutningsdygtighed
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af de stemmeberettigede medlemmer er til stede. Bestyrelsen træffer beslutninger ved almindelig stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

Alle bestyrelsens medlemmer har stemmeret. Elevrepræsentanterne må dog ikke overvære behandlingen af sager vedrørende enkeltpersoner og har ikke stemmeret i disse sager – bortset fra valget af formand og næstformand.

2.7 Indkaldelse af ”særligt” kyndige
Formanden, et bestyrelsesmedlem eller Musikskolens leder kan indkalde en eller flere særligt sagkyndige med taleret og uden stemmeret til deltagelse i bestyrelsesmøder i forbindelse med punkter på dagsordenen. Forslag til indkaldelse af sagkyndige skal forelægges bestyrelsen, og der skal i bestyrelsen være enighed om indkaldelsen.

2.8 Referater
Der føres referater over bestyrelsens møder og beslutninger, som udarbejdes af Musikskolens leder. Referatet udsendes normalt senest to uger efter mødet og godkendes af bestyrelsen på næstkommende bestyrelsesmøde.

2.9 Afbud til møder
Afbud til møder sker ved skriftlig henvendelse (e-mail) eller opkald til Musikskolens leder eller til bestyrelsesformanden.

§3 Bestyrelsens opgaver og ansvar

Se vedtægtens §6.

§4 Tavshedspligt

Bestyrelsen har tavshedspligt med hensyn til, hvad de erfarer i deres egenskab af medlemmer af bestyrelsen.

§5 Inhabilitet

Bestyrelsesarbejdet er til enhver tid omfattet af gældende inhabilitets-bestemmelser i forvaltningsloven. Jf. disse, har et bestyrelsesmedlem personligt pligt til tidligst muligt at informere den øvrige bestyrelse om sin eventuelle inhabilitet, jf. forvaltningslovens §3 og §4.

§6 Godkendelse af forretningsorden samt ændringer i denne

Forretningsorden for bestyrelsen for Københavns Musikskole kan ændres efter vedtagelse ved to på hinanden følgende bestyrelsesmøder. Alle bestyrelsesmedlemmer underskriver den originale forretningsorden.

Vedtaget første gang af bestyrelsen den 9. juni 2020 og anden gang den 15. september 2020